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    出納檔案的整理程序

    人氣:4761 發表時間:2017-05-06 20:16:08

    (1)分類  出納檔案應按經濟業務的性質和本單位的財務管理要求進行分類,一般應與本單位的會計分類相一致,兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進行分類時,應當對一些無效或不需用的單據進行刪除。

     ?。?)裝訂 由于原始憑證大多零落散亂,容易遺失,所以出納人員在對檔案歸類后應加以裝訂,以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時,應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的,在歸檔時應加以裝訂并編齊頁碼,對不宜裝訂的應當連號存裝,防止散落;對于采用財務軟件記賬的單位,其打印出的紙質會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案,保管時采用連號編排,保存在特定的檔案盒中。

     ?。?)成冊 時于裝訂完畢的出納資料,應當立卷成冊,啟用封面或庫頁,甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經辦人員等詳細內容,并加蓋單位公章和經辦人員私章。在保管上有特殊要求的,可以加蓋騎縫章或加貼封條。

      需要強調的是,出納賬簿在更換新賬簿后,應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進行整理,對編號、扉頁內容、目錄等項目填寫不全的,應按照有關要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機記賬的單位,賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助 賬的單位,對于活頁式或卡片式賬,在歸檔時必須縮齊頁碼,加以裝訂,并要像訂本賬一樣加上扉頁,注明單位名稱、所屬時期、共計頁數和記賬人員簽單等,并加蓋公章。


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